Od pewnego czasu wśród przedsiębiorców dość głośno jest o Jednolitym Pliku Kontrolnym zwanym JPK. Wciąż pojawiają się pytania, których przedsiębiorstw JPK dotyczy i od kiedy obowiązuje. Jednolity Plik Kontrolny jest zbiorem danych księgowych, posiadających odgórnie narzuconą strukturę i format, oparty na programach informatycznych służących do prowadzenia księgowości. Jest on tworzony poprzez eksport danych, zawierających informacje o operacjach gospodarczych wykonanych w danym przedziale czasowym. Buduje się go w formacie XML, pozwalającym na jego łatwe przetwarzanie.
JPK to więc nic innego jak dodatkowa ewidencja gromadząca i porządkująca dane według wyznaczonego systemu. Struktury te obejmują : księgi rachunkowe – JPK KR, wyciąg bankowy – JPK WB, magazyn – JPK MAG, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT – JPK VAT, faktury VAT – JPK FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK PKPIR, ewidencja przychodów – JPK EWP. Przekazywanie danych w postaci elektronicznej na żądanie organów Kontroli Administracji Skarbowej odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zapewniających bezpieczeństwo, wiarygodność i niezaprzeczalność danych zawartych w księgach. Dotąd obowiązujące przepisy nie określały dokładnej formy przekazywania danych organom kontroli skarbowej. Dane przekazywano elektronicznie, ale w różnych formatach, co uniemożliwiało ich porównywania i zestawiania. Komplikowało to pracę urzędnikom i pochłaniało ogromną ilość czasu. Wyjściem z tej sytuacji stał się właśnie Jednolity Plik Kontrolny. Jego kluczowym zadaniem jest usunięcie bariery elektronicznej w przekazywaniu danych, co pozwoli na skrócenie czasu kontroli oraz obniżenie kosztów. W większej części przypadków przekazanie pliku będzie wiązało się z dokonaniem czynności sprawdzających, po których nie będzie konieczności przeprowadzenia kontroli u podatnika. Wgląd organów administracji skarbowej do przejrzystych danych pozwoli na szybkie wykrycie nieprawidłowości, co daje szansę na skuteczne przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT czy unikaniu opodatkowania. Dodatkową korzyścią jest ujednolicenie procedur kontrolnych i sprawdzających, co da szansę skutecznej zarządzać zespołami dokonującymi czynności kontrolnych. Aby JPK spełnił swoje zadanie, do nowych standardów muszą dostosować się wszyscy przedsiębiorcy. Wszystkie oprogramowania księgowe w firmie muszą posiadać możliwość eksportu danych dotyczących wszystkich operacji księgowych w danym okresie. Podmioty zobowiązane są do przekazywania plików JPK na żądanie organów podatkowych w jednym z dwóch terminów: od 1 lipca 2016 r. – duże podmioty, od lipca 2018 r. – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Bezwzględny obowiązek comiesięcznego przesyłania JPK organom kontroli skarbowej mają przedsiębiorcy prowadzący ewidencję zakupu i sprzedaży VAT.
Od 1 lipca 2016 roku zobowiązane są do tego duże podmioty, od 1 stycznia 2017 – małe i średnie, natomiast od 1 stycznia 2018 – mikro przedsiębiorcy. O tym czy dana firma jest dużym, średnim, małym, czy mikro przedsiębiorstwem decyduje średnia liczba zatrudnionych w danym roku pracowników, roczny obrót netto ze sprzedaży oraz suma aktywów bilansu. Te trzy parametry określa się na podstawie dwóch ostatnich lat działalności. Aby sprostać wymogom wynikającym z nowych przepisów najprościej byłoby wyposażyć się w oprogramowanie umożliwiające łączenie plików JPK pochodzących z różnych miejsc i dowolnych systemów księgowych lub sprzedażowych oraz przesyłanie go organom podatkowym w formie elektronicznej. Tego typu programem jest JPK Link stworzony przez Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT. Program JPK Link, połączy różne bazy w jeden plik JPK, w którym każdy dokument będzie wykazany w osobnej pozycji. Warunek jest jeden – wszystkie programy księgowe, w których wytwarzane są te dokumenty muszą posiadać możliwość utworzenia pliku JPK w aktualnej strukturze XML określonej przez ministerstwo finansów. Program obsługuje także plik JPK VAT, którego comiesięczna wysyłka jest obecnie obowiązkiem większości przedsiębiorców. Dodawanie plików źródłowych w programie JPK Link jest niezwykle proste. Umożliwia on scalanie plików JPK w module Scal JPK. Użytkownik oznacza, gdzie znajdują się te pliki (na dysku, na pendrive, w zasobach sieciowych itd.), a następnie korzysta z funkcji Dodaj bądź przeciąga je na pulpit programu. Dołączenie plików do programu bądź łączenie JPK nie skutkuje żadną ingerencją w te pliki. Pozostają one w swojej lokalizacji w takiej formie jak dotychczas. Program JPK Link™ ustala jedynie ich położenie. W programie JPK Link™ można bez problemu zweryfikować, czy pliki otrzymane z różnych systemów, pochodzące od różnych producentów i utworzone w różnych lokalizacjach są bezbłędne. Jeśli weryfikacja poszczególnych plików i całej Grupy przebiegła pomyślnie, wówczas można przystąpić do scalania Grupy używając funkcji Scal. Po chwili pojawi się komunikat świadczący o prawidłowo przygotowanym złączonym pliku i można rozpocząć jego wysyłkę. Cały proces tworzenia jednego pliku JPK i jego wysyłki odbywa się w paru łatwych krokach: wskazanie plików JPK, weryfikacja plików, scalanie plików, podpisanie scalonego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłanie scalonego pliku, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Program JPK Link jest stworzony dla jednostek budżetowych, firm wielooddziałowych i biur rachunkowych. Do obsługi programu jest konieczny system Windows 7 lub wyższy. JPK Link to program funkcjonalny i godny polecenia. Każdy przedsiębiorca z pewnością będzie usatysfakcjonowany użytkując go.